隨著現(xiàn)代市場的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，分支機構眾多，用印管理在異地使用、簽字時帶來了不便。在招標采購領域中，用印的智慧化管理模式已逐漸成為企業(yè)縮短信息傳遞時間、提高采購工作效率、實現(xiàn)降本增效的重要手段之一。
經(jīng)過技術的革新，用印的管理模式也發(fā)生了三大階段的改變：
第一階段——人工用印管理：從審批到蓋章全程采用人工紙質的傳遞方式，效率較低。
第二階段——半電子用印管理：線上審批、線下人工蓋章，未形成閉環(huán)管理。
第三階段——智能用印管理：線上審批后，可通過連接用印系統(tǒng)進行全流程線上智能用印。也可以通過智能校驗蓋實體章或全流程線上蓋電子章，實現(xiàn)申請、審批、蓋章，并可追溯的閉環(huán)管理。
傳統(tǒng)用印痛點
●印章使用風險高
線上申請和線下蓋章難以實現(xiàn)閉環(huán)管理，線上申請A文件，實際用印為B文件、替換頁，這些行為造成的違規(guī)用印較難管控。
●蓋章過程追溯難
用印申請和實際用印過程脫節(jié)，無法實現(xiàn)全程記錄備案，出現(xiàn)問題無法有效明確責任人，法務難以追溯。
●蓋章需要專人值守
傳統(tǒng)的蓋章需要有專人值守。當印章管理人因出差、請假等原因不在崗位時，就無法及時進行蓋章。
智能用印
在信源招標采購平臺中，智能用印主要用于招標文件、采購公告/公示、合同簽訂等過程中，采用數(shù)字化技術實現(xiàn)印章管理的方法。該功能主要包括用印申請、用印審批、用印蓋章等功能。
1、用印申請
●用印申請中可以按照項目申請，也可以按照非項目申請；
●不同類型（公章、法人章等）和不同形式（實體章、電子章）的印章可同時選擇使用；
●需蓋章文件可以同時申請，方便后續(xù)蓋章時保證文件一致，系統(tǒng)留痕。
2、用印審批
?審批流程支持按業(yè)務靈活定義，業(yè)務人員“拖拉拽”就能完成流程業(yè)務設計（智能審批流介紹可查看這里）；
?用印支持多層級審批；
?審批完成后，若蓋實體印章，系統(tǒng)自動發(fā)送蓋章授權碼；
?若蓋電子印章，系統(tǒng)自動流轉至電子印章管理人。
3、用印蓋章
?蓋實體章
1）審批完成后，申請人憑蓋章授權碼，取章、用章；
2）蓋章過程印控臺對蓋章申請文件進行核對校驗和實時監(jiān)控，保證審批文件的一致性，防范違規(guī)用印。
?蓋電子章
1）審批完成后，由電子章管理人使用“在線簽章助手”中的“一鍵簽章”功能，使用媒介介質或移動簽章，蓋入電子章；
2）蓋章后的文件通過系統(tǒng)回傳至申請人。
智能用印的價值
1、降低人力成本
智能用印后，減輕印章管理人員的大量工作，解放人力成本。
2、增加安全性
用印的使用更加安全，降低違規(guī)用印的風險。
3、提高用印效率
快速申請使用，支持PC、手機等多端使用，提高用印效率。
4、實現(xiàn)用印全過程管控
實現(xiàn)事前可控制、事中可監(jiān)控、事后可追溯的用印全過程管理。
信源信息助力招采領域
目前，根據(jù)客戶的實際需求，用印管理已在多個大型企業(yè)、金融行業(yè)的項目中進行智配使用，實現(xiàn)用印的管理提升。
未來，信源信息將持續(xù)致力于推動數(shù)智化招采的發(fā)展，運用人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術，幫助企業(yè)實現(xiàn)招采過程的數(shù)字化、智能化，賦能降本、增效、提質。
